6. Wydarzenia i mentoring

Ten dział opisuje wydarzenia (webinary, warsztaty, dyżury, sesje na żywo i spotkania stacjonarne) oraz mentoring 1:1 od strony osoby, która je prowadzi: tworzenie, edycję, zapisy, obecność, nagranie, zakończenie i odwołanie, a w mentoringu wystawianie terminów i obsługę rezerwacji. Jak kursant zapisuje się na wydarzenie i rezerwuje sesję mentoringu, opisuje dział 9.

---

6.1. Lista wydarzeń

Do czego służy: ekran Wydarzenia pokazuje wszystkie wydarzenia akademii, podzielone na nadchodzące i przeszłe. Stąd tworzysz nowe wydarzenie i przechodzisz do szczegółów.

Kto to widzi: każdy członek akademii, w każdym planie. Wydarzenia nie mają osobnego przełącznika w Funkcjach. Przycisk Nowe wydarzenie widzą administrator, manager i trener. Moderator i kursant widzą tylko listę. Wydarzenie powiązane z produktem widzi kadra (administrator, manager, trener) i osoby z dostępem do tego produktu (szczegóły w punkcie 6.2).

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Wydarzenia.

Co widać na liście

Lista ma dwie części z licznikiem: Nadchodzące i Przeszłe. Każde wydarzenie to wiersz z:

• datą (dzień i miesiąc) po lewej,
• tytułem i typem (np. Webinar),
• znacznikiem statusu, jeśli wydarzenie nie jest zwykłym zaplanowanym (np. Zakończone, Odwołane, Na żywo),
• znacznikiem Zapisano, jeśli Ty masz miejsce na tym wydarzeniu,
• godziną rozpoczęcia (czas polski),
• napisem Online albo adresem,
• liczbą zapisanych osób, a przy limicie miejsc w formie „12/50”,
• prowadzącym („Host: …”),
• znacznikiem Replay, gdy dodano nagranie.

Kliknij wiersz, żeby otworzyć szczegóły wydarzenia.

Co dzieje się automatycznie

• Wydarzenie przechodzi z Nadchodzące do Przeszłe w chwili rozpoczęcia.
• Wydarzenie, które minęło, a nikt go nie zakończył ręcznie, pokazuje się jako Zakończone.
• Część Przeszłe pokazuje najwyżej 10 wydarzeń.
• Odwołane wydarzenie z datą w przyszłości nie pokazuje się na liście. Otworzysz je dalej z bezpośredniego linku. Na liście Przeszłe pojawi się po swojej dacie, ze znacznikiem Odwołane.
• Liczba zapisanych obejmuje osoby zapisane i obecne. Nie liczy osób z listy rezerwowej i tych, które się wypisały.

---

6.2. Tworzenie wydarzenia

Do czego służy: planujesz nowe wydarzenie: tytuł, typ, termin, miejsce albo link, limit miejsc i ewentualne powiązanie z produktem.

Kto to widzi: administrator, manager i trener. Dostępne w każdym planie.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Wydarzenia → Nowe wydarzenie.

Jak utworzyć wydarzenie

1. Otwórz menu boczne → Wydarzenia.
2. Kliknij Nowe wydarzenie.
3. W części Podstawy wpisz Tytuł, opcjonalnie Opis i wybierz Typ.
4. W części Kiedy ustaw Rozpoczęcie i opcjonalnie Zakończenie. Pod polem widać „Czas polski (Europe/Warsaw)”: godziny wpisujesz w czasie polskim.
5. W części Gdzie zostaw przełącznik Online włączony dla wydarzenia w sieci i wklej Link do spotkania. Dla spotkania na miejscu wyłącz przełącznik („Wyłącz dla wydarzenia stacjonarnego”) i wpisz Adres.
6. W części Dostęp opcjonalnie wpisz Limit miejsc i wybierz produkt w polu Powiąż z produktem.
7. Kliknij Utwórz wydarzenie.
8. Otworzy się strona nowego wydarzenia.

Jeśli zamkniesz kartę przeglądarki z niezapisanymi zmianami, przeglądarka zapyta, czy na pewno chcesz wyjść.

Pola formularza nowego wydarzenia

Typy wydarzeń

Typ to etykieta widoczna na liście i w szczegółach. Nie zmienia działania wydarzenia: o tym, czy jest online, decyduje przełącznik Online.

Co dzieje się automatycznie

• Nowe wydarzenie ma status Zaplanowane i od razu jest widoczne na liście dla członków, którzy mają do niego dostęp. Nie ma etapu szkicu.
• Prowadzącym (Host) zostaje osoba, która zapisuje formularz.
• Bez limitu miejsc zapis jest otwarty dla każdego. Z limitem kolejne osoby po wyczerpaniu miejsc trafiają na listę rezerwową (punkt 6.4).
• Powiązanie z produktem ogranicza widoczność tylko wtedy, gdy produkt ma widoczność Prywatny. Wtedy wydarzenie widzą osoby z dostępem do produktu i kadra, a pozostali po wejściu z linku zobaczą ekran Wydarzenie premium. Jeśli produkt jest Publiczny albo Dla członków, wydarzenie widzi każdy członek akademii. Widoczność produktu ustawiasz w produkcie (dział 2).

Coś nie działa?

• Komunikat „Tytuł musi mieć co najmniej 2 znaki” → wydłuż tytuł.
• Komunikat „Data rozpoczęcia jest wymagana” → uzupełnij pole Rozpoczęcie.
• Komunikat „Data rozpoczęcia musi być w przyszłości” → wybierz przyszłą datę i godzinę.
• Komunikat „Data zakończenia musi być po dacie rozpoczęcia” → popraw Zakończenie albo zostaw je puste.
• Komunikat „Wpisz pełny adres, np. https://meet.google.com/abc-defg-hij” → link musi zaczynać się od https:// lub http://.
• Komunikat „Podaj liczbę miejsc, 1 lub więcej” → wpisz liczbę całkowitą albo zostaw pole puste.
• Nie widzę przycisku „Nowe wydarzenie” → Twoja rola nie może tworzyć wydarzeń (moderator, kursant).

---

6.3. Szczegóły wydarzenia i edycja

Do czego służy: strona wydarzenia pokazuje wszystkie informacje o nim. Kadra ma pod spodem panel Zarządzanie wydarzeniem z edycją, zapisami, obecnością i nagraniem.

Kto to widzi: stronę widzi każdy, kto ma dostęp do wydarzenia. Panel Zarządzanie wydarzeniem widzą administrator, manager i trener.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Wydarzenia → kliknij wydarzenie.

Co widać na stronie wydarzenia

• tytuł, znacznik statusu i znacznik typu,
• datę i godziny (od-do) w czasie polskim,
• Online z przyciskiem Dołącz do spotkania albo adres. Przycisk Dołącz do spotkania widzi tylko osoba zapisana na wydarzenie i tylko do jego końca. Gdy nie podano godziny zakończenia, link znika 3 godziny po rozpoczęciu,
• liczbę zapisanych osób i limit miejsc (np. „Limit: 50 miejsc”),
• prowadzącego (Host),
• blok zapisu dla uczestnika (opis w dziale 9),
• część Nagranie, gdy dodano link do nagrania (punkt 6.6),
• panel Zarządzanie wydarzeniem (tylko kadra).

Jeśli jako osoba z kadry chcesz sama/sam wejść na spotkanie przyciskiem Dołącz do spotkania, zapisz się na wydarzenie jak uczestnik (Zarejestruj się). Link znajdziesz też w edycji wydarzenia.

Jak edytować wydarzenie

1. Otwórz wydarzenie.
2. W panelu Zarządzanie wydarzeniem kliknij Edytuj.
3. Z prawej strony otworzy się panel Edytuj wydarzenie z tym samym formularzem co przy tworzeniu (punkt 6.2).
4. Zmień pola i kliknij Zapisz zmiany.
5. Panel się zamknie, a strona pokaże nowe dane.

Wydarzenia nie da się usunąć. Jeśli się nie odbędzie, odwołaj je (punkt 6.7).

Co dzieje się automatycznie

• Po zapisie prowadzącym (Host) zostaje osoba, która zapisała zmiany.
• Zapisani uczestnicy nie dostają wiadomości o zmianie. Jeśli zmieniasz termin albo link, napisz do nich (np. przez wiadomości, dział 7).

Coś nie działa?

• Przy zapisie widzę „Data rozpoczęcia musi być w przyszłości” → wydarzenia, które już się rozpoczęło, nie da się edytować. Nagranie dodasz bez edycji, w panelu Zarządzanie wydarzeniem (punkt 6.6).
• Wyczyściłam/em pole (np. limit miejsc, opis, adres albo produkt), a po zapisie stara wartość wróciła → w edycji puste pole nie usuwa zapisanej wartości. Wpisz nową wartość zamiast pustej. Powiązania z produktem nie da się w edycji zmienić na Dostępne dla wszystkich członków.

---

6.4. Zapisy i lista rezerwowa

Do czego służy: uczestnicy zapisują się na wydarzenie sami. Kadra widzi, kto jest zapisany, i może dopisać osobę ręcznie.

Kto to widzi: listę zapisanych i ręczne dodawanie widzą administrator, manager i trener w panelu Zarządzanie wydarzeniem.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Wydarzenia → wydarzenie → panel Zarządzanie wydarzeniem.

Jak działa zapis uczestnika

1. Uczestnik otwiera wydarzenie i widzi liczbę wolnych miejsc (np. „12 wolnych miejsc”) albo napis Otwarta rejestracja, gdy limitu nie ma.
2. Klika Zarejestruj się.
3. Jeśli jest miejsce, widzi Jesteś zarejestrowany, przycisk Dodaj do kalendarza i Wypisz się.
4. Jeśli miejsc nie ma, trafia na listę rezerwową i widzi Na liście rezerwowej z podpisem „Otrzymasz powiadomienie gdy zwolni się miejsce”.

Blok zapisu znika, gdy wydarzenie się rozpoczęło albo zostało odwołane. Szczegóły od strony kursanta opisuje dział 9.

Jak ręcznie dodać uczestnika

1. Otwórz wydarzenie.
2. W panelu Zarządzanie wydarzeniem znajdź pole Dodaj uczestnika ręcznie.
3. Kliknij Wybierz osobę i wybierz członka akademii z listy.
4. Kliknij Dodaj.
5. Zobaczysz komunikat „Dodano uczestnika”, a osoba pojawi się na liście Obecność.

Na liście do wyboru są tylko osoby, które nigdy nie były zapisane na to wydarzenie. Gdy wszyscy członkowie są już zapisani, pole się nie pokazuje.

Co dzieje się automatycznie

• Po samodzielnym zapisie uczestnik dostaje e-mail z potwierdzeniem i plikiem kalendarza (.ics).
• Miejsca są przydzielane w kolejności zgłoszeń. Nawet gdy wiele osób klika jednocześnie, zapisanych nie będzie więcej, niż wynosi limit.
• Gdy ktoś się wypisze i zwolni miejsce, pierwsza osoba z listy rezerwowej (najwcześniej zapisana) automatycznie dostaje miejsce i e-mail z potwierdzeniem.
• Ręczne dodanie przez kadrę nie sprawdza limitu miejsc i nie wysyła e-maila do dodanej osoby.
• Na wydarzenie powiązane z produktem może się zapisać tylko osoba z dostępem do tego produktu (zasady widoczności w punkcie 6.2).

---

6.5. Obecność

Do czego służy: po wydarzeniu oznaczasz, kto faktycznie w nim uczestniczył.

Kto to widzi: administrator, manager i trener.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Wydarzenia → wydarzenie → panel Zarządzanie wydarzeniem → Obecność (zapisani: …).

Jak oznaczyć obecność

1. Otwórz wydarzenie.
2. W części Obecność (zapisani: …) znajdź osobę.
3. Kliknij Oznacz obecność obok jej imienia.
4. Zobaczysz komunikat „Oznaczono obecność”, a przy osobie pojawi się Obecny.

Lista obejmuje osoby zapisane i już oznaczone jako obecne. Osób z listy rezerwowej i wypisanych na niej nie ma. Gdy nikt się nie zapisał, widzisz „Brak zapisanych.”

Co dzieje się automatycznie

• Status zapisu osoby zmienia się na Obecność potwierdzona.
• Jeśli włączona jest Gamifikacja, osoba dostaje punkty za obecność (zob. dział 7).
• Oznaczenia obecności nie da się cofnąć w aplikacji.

---

6.6. Nagranie (replay)

Do czego służy: po wydarzeniu dodajesz link do nagrania, żeby uczestnicy mogli je obejrzeć.

Kto to widzi: dodaje administrator, manager i trener. Nagranie widzi każdy, kto ma dostęp do wydarzenia, także osoby, które się nie zapisały.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Wydarzenia → wydarzenie → panel Zarządzanie wydarzeniem → pole Link do nagrania (replay).

Jak dodać nagranie

1. Otwórz wydarzenie.
2. W panelu Zarządzanie wydarzeniem wklej adres w pole Link do nagrania (replay).
3. Kliknij Zapisz.
4. Zobaczysz komunikat „Zapisano nagranie” i napis „Nagranie jest dodane i widoczne dla uczestników.”

Link z YouTube w pełnej postaci (https://www.youtube.com/watch?v=...) wyświetla się jako odtwarzacz na stronie wydarzenia. Każdy inny link (także skrócony youtu.be) pokazuje się jako przycisk Otwórz nagranie, więc dla YouTube wklejaj pełny adres.

Jak zmienić link do nagrania

1. W panelu Zarządzanie wydarzeniem kliknij Zmień link.
2. Wklej nowy adres i kliknij Zapisz.

Co dzieje się automatycznie

• Na stronie wydarzenia pojawia się część Nagranie, a na liście wydarzeń znacznik Replay.
• Uczestnicy nie dostają wiadomości o dodaniu nagrania.

---

6.7. Zakończenie i odwołanie wydarzenia

Do czego służy: oznaczasz wydarzenie jako zakończone albo odwołujesz je, gdy się nie odbędzie.

Kto to widzi: administrator, manager i trener.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Wydarzenia → wydarzenie → panel Zarządzanie wydarzeniem.

Jak oznaczyć wydarzenie jako zakończone

1. Otwórz wydarzenie.
2. W panelu Zarządzanie wydarzeniem kliknij Zakończ.
3. Zobaczysz komunikat „Wydarzenie zakończone”, a status zmieni się na Zakończone.

Nie musisz tego robić po każdym wydarzeniu: wydarzenie po terminie i tak pokazuje się jako Zakończone. Użyj Zakończ po wydarzeniu, a nie przed nim.

Jak odwołać wydarzenie

1. Otwórz wydarzenie.
2. W panelu Zarządzanie wydarzeniem kliknij Anuluj wydarzenie.
3. Zobaczysz pytanie Anulować to wydarzenie? z treścią „Wszyscy zapisani zobaczą, że wydarzenie zostało odwołane.”
4. Kliknij Anuluj wydarzenie.
5. Zobaczysz komunikat „Wydarzenie anulowane”, a status zmieni się na Odwołane.

Przyciski Zakończ i Anuluj wydarzenie znikają, gdy wydarzenie jest już zakończone albo odwołane. Odwołania nie da się cofnąć w aplikacji.

Co dzieje się automatycznie

• Po odwołaniu nikt nie może się już zapisać, a blok zapisu znika ze strony wydarzenia.
• Zapisani widzą status Odwołane na stronie wydarzenia. Nie dostają e-maila o odwołaniu. Jeśli chcesz ich uprzedzić, napisz do nich (dział 7).
• Przypomnienia e-mail (punkt 6.8) nie wychodzą dla wydarzeń zakończonych i odwołanych.
• Odwołane wydarzenie z przyszłą datą znika z listy Nadchodzące (punkt 6.1).

---

6.8. Przypomnienia i kalendarz

Do czego służy: zapisani uczestnicy dostają przypomnienia e-mail przed wydarzeniem i mogą dodać je do swojego kalendarza.

Kto to widzi: przypomnienia dostaje każda osoba zapisana na wydarzenie (także z kadry), jeśli ich nie wyłączyła. Przycisk Dodaj do kalendarza widzi osoba zapisana.

Gdzie to znaleźć: przypomnienia działają same. Każda osoba może je wyłączyć w ustawieniach powiadomień (dział 1). Przycisk kalendarza jest na stronie wydarzenia, w bloku zapisu.

Co dzieje się automatycznie

• Około 24 godzin przed rozpoczęciem zapisani dostają e-mail z przypomnieniem.
• Około 1 godziny przed rozpoczęciem dostają drugie, krótkie przypomnienie.
• Przypomnienia dostają osoby zapisane i oznaczone jako obecne. Osoby z listy rezerwowej ich nie dostają.
• Przypomnienia wychodzą tylko dla wydarzeń ze statusem Zaplanowane.
• Oba przypomnienia są domyślnie włączone. Każda osoba wyłącza je sama przełącznikami Przypomnienie 24h przed wydarzeniem i Przypomnienie 1h przed wydarzeniem. Kadra nie może ich wyłączyć za kogoś.

Jak dodać wydarzenie do kalendarza

1. Zapisz się na wydarzenie.
2. Kliknij Dodaj do kalendarza.
3. Wybierz Pobierz .ics (plik dla dowolnego kalendarza), Google Calendar albo Outlook.

---

6.9. Mentoring 1:1: jak to działa

Do czego służy: mentoring to sesje jeden na jeden. Prowadzący wystawia wolne terminy, a kursanci rezerwują je sami. Jeden termin może zarezerwować jedna osoba.

Kto to widzi: funkcja Mentoring 1:1 jest domyślnie wyłączona. Po włączeniu w menu każdego członka pojawia się pozycja Mentoring (widok do rezerwacji). Terminy wystawiają administrator, manager i trener. Dostępne w każdym planie.

Gdzie to znaleźć: włączanie: menu boczne → Administracja → Ustawienia administratora → Funkcje. Terminy: menu boczne → Administracja → Mentoring (terminy).

Jak włączyć mentoring

1. Otwórz menu boczne → Administracja → Ustawienia administratora.
2. Wejdź w Funkcje.
3. Przy pozycji Mentoring 1:1 („Sesje wideo i kalendarz”) przestaw przełącznik.
4. W menu pojawią się Mentoring (dla wszystkich) i Mentoring (terminy) (w sekcji Administracja).

Pozycja Mentoring (terminy) jest tylko w sekcji Administracja, którą widzi administrator. Manager i trener mają dostęp do ekranu terminów, ale nie mają go w menu.

Coś nie działa?

• Widzę ekran „Mentoring 1:1: moduł jest wyłączony” → mentoring jest wyłączony. Administrator widzi przycisk Włącz w ustawieniach funkcji.

---

6.10. Mentoring: wystawianie terminów

Do czego służy: dodajesz wolne terminy sesji, które kursanci mogą zarezerwować, i widzisz, które są już zajęte.

Kto to widzi: administrator, manager i trener, gdy funkcja Mentoring 1:1 jest włączona. Na ekranie widać terminy wszystkich prowadzących w akademii.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Administracja → Mentoring (terminy). Ekran nazywa się Kalendarz i terminy.

Jak dodać termin

1. Otwórz Mentoring (terminy).
2. W części Nowy termin ustaw Data i godzina.
3. Wpisz Czas trwania (min). Domyślnie 60.
4. Opcjonalnie wklej Link do spotkania (opcjonalnie) i wpisz Notatka dla kursanta (opcjonalnie).
5. Kliknij Dodaj termin.
6. Zobaczysz komunikat „Termin dodany.”, a termin pojawi się na liście Terminy (…).

Każdy termin dodajesz osobno. Żeby wystawić kilka sesji, powtórz te kroki.

Pola formularza nowego terminu

Jak czytać listę terminów

Terminy są pogrupowane według dni (np. „poniedziałek, 20 października”). Przy każdym terminie widać:

• godzinę i czas trwania (np. „10:00 · 45 min”),
• status: Wolny, Zarezerwowany albo Odwołany,
• link do spotkania, jeśli go podano,
• przy zarezerwowanym terminie: „Rezerwacja: …” z adresem e-mail kursanta,
• ikonę kosza (Usuń termin).

Na liście zostają także terminy, które już minęły.

Jak usunąć termin

1. Kliknij ikonę kosza przy terminie.
2. Zobaczysz pytanie Usunąć ten termin?.
3. Kliknij Usuń termin.

Terminu z aktywną rezerwacją nie usuniesz. Najpierw kursant musi odwołać rezerwację (punkt 6.11).

Co dzieje się automatycznie

• Wolny termin w przyszłości od razu pojawia się kursantom w Mentoring w części Wolne terminy (…).
• Kursant widzi prowadzącego jako Twój mentor: to osoba, która wystawiła termin.
• Po rezerwacji termin zmienia status na Zarezerwowany i znika z listy wolnych terminów u pozostałych osób.
• Prowadzący nie dostaje e-maila ani powiadomienia o nowej rezerwacji. Sprawdzaj listę terminów.

Coś nie działa?

• Komunikat „Podaj datę i godzinę terminu.” → uzupełnij Data i godzina.
• Komunikat „Termin musi być w przyszłości.” → wybierz przyszłą datę albo godzinę.
• Komunikat „Ten termin ma aktywną rezerwację. Najpierw odwołaj rezerwację, potem usuń termin.” → termin ktoś zarezerwował. Poproś kursanta, żeby odwołał rezerwację, a potem usuń termin.
• Komunikat „Nie udało się dodać. Spróbuj ponownie.” → termin się nie zapisał. Spróbuj jeszcze raz.

---

6.11. Mentoring: rezerwacje i odwoływanie

Do czego służy: tu dowiesz się, jak kursant rezerwuje i odwołuje sesję i co w tym czasie widzisz Ty.

Kto to widzi: rezerwuje każdy członek akademii, gdy funkcja Mentoring 1:1 jest włączona. Rezerwacje widzi kadra na ekranie Mentoring (terminy).

Gdzie to znaleźć: kursant: menu boczne → Mentoring. Kadra: menu boczne → Administracja → Mentoring (terminy).

Jak kursant rezerwuje sesję

1. Kursant otwiera Mentoring i widzi Wolne terminy (…).
2. Klika Rezerwuję przy wybranym terminie.
3. Widzi komunikat „Zarezerwowano. Szczegóły w „Moje sesje".”
4. Sesja pojawia się w części Moje sesje z przyciskami Dołącz do spotkania (jeśli podano link), Dodaj do kalendarza i Odwołaj.

Pełny opis od strony kursanta znajdziesz w dziale 9.

Jak odwołać rezerwację

1. Rezerwację odwołuje kursant: w Mentoring → Moje sesje klika Odwołaj.
2. Potwierdza w oknie Anulować tę rezerwację? przyciskiem Anuluj rezerwację.

Kadra nie ma w aplikacji przycisku do odwołania cudzej rezerwacji. Jeśli nie możesz poprowadzić sesji, napisz do kursanta (dział 7) i poproś, żeby ją odwołał.

Co dzieje się automatycznie

• Po odwołaniu przez kursanta termin wraca do statusu Wolny i znów mogą go zarezerwować inni.
• Nikt nie dostaje e-maila o rezerwacji ani o odwołaniu.

Coś nie działa?

• Kursant widzi „Ten termin właśnie został zajęty.” → ktoś zarezerwował ten termin chwilę wcześniej. Niech wybierze inny.
• Kursant widzi „Ten termin jest już zajęty albo odwołany.” → termin nie jest już wolny. Niech odświeży stronę i wybierze inny.
• Kursant widzi „Brak wolnych terminów. Zajrzyj później albo napisz do prowadzącego.” → nie ma wolnych terminów w przyszłości. Dodaj nowe (punkt 6.10).