11. Zasady, bezpieczeństwo danych i RODO

Ten dział wyjaśnia prostym językiem, kto odpowiada za Twoje dane, gdzie są dokumenty prawne, jak działa zgoda na cookies, jak skorzystać z praw z RODO, jak chronione jest konto i pliki, co widzą o Tobie inni oraz jak wypisać się z maili. Wiążące są zawsze dokumenty prawne na stronie, ten dział je tylko streszcza.

---

11.1. Kto odpowiada za Twoje dane

Do czego służy: żebyś wiedział, do kogo pisać w sprawie danych, zakupu albo faktury.

Kto to widzi: każdy.

Gdzie to znaleźć: stopka każdej strony → Polityka prywatności, RODO i DPA.

Cohorta a akademia

Regulamin dodaje, że akademia może być współadministratorem danych osób, które zaprosiła.

W praktyce: w sprawie swojego konta Cohorty pisz do Cohorty. W sprawie danych w konkretnej akademii (np. co akademia robi z Twoim postępem albo mailem) pisz najpierw do tej akademii.

Kto jest sprzedawcą kursu

• Sprzedawcą kursu, ebooka czy członkostwa jest akademia, nie Cohorta. Cohorta dostarcza platformę i techniczną obsługę płatności przez Stripe.
• Zwroty i faktury za kursy załatwiasz z akademią, na warunkach z jej regulaminu. Szczegóły są w dziale 3 i w dziale 12.
• Abonament Cohorty (opłata akademii za platformę) sprzedaje YES FOR sp. z o.o.

---

11.2. Dokumenty prawne na stronie

Do czego służy: masz w jednym miejscu regulamin, politykę prywatności, klauzulę RODO i wzór umowy powierzenia.

Kto to widzi: każdy, także bez logowania.

Gdzie to znaleźć: stopka na dole każdego ekranu aplikacji, strony logowania i strony cohorta.pl: Pomoc, Regulamin, Polityka prywatności, RODO, DPA. Na angielskiej wersji serwisu (cohorta.co) są te same dokumenty po angielsku, z dopiskiem, że wiążąca jest wersja polska.

Jak otworzyć dokumenty

1. Przewiń dowolny ekran na sam dół.
2. W stopce kliknij nazwę dokumentu.
3. Dokument otworzy się w tej samej karcie. Na dole każdego dokumentu jest data wersji.

Adresy bezpośrednie: cohorta.pl/regulamin, cohorta.pl/polityka-prywatnosci, cohorta.pl/rodo, cohorta.pl/dpa.

Co jest w regulaminie

• Usługodawca: YES FOR sp. z o.o. z siedzibą w Kętach.
• Założenie konta wymaga akceptacji regulaminu, ukończenia 18 lat i podania prawdziwych danych kontaktowych.
• Administrator akademii odpowiada za zaproszonych uczestników i konfigurację swojej akademii.
• Płatności obsługuje Stripe, faktury VAT wystawia integracja z Fakturownią. Konsumentowi przysługuje 14 dni na odstąpienie od umowy, z wyjątkiem treści cyfrowych dostarczonych w pełni po jego wyraźnej zgodzie.
• Subskrypcje odnawiają się same do czasu anulowania. Anulowanie działa od końca bieżącego okresu, bez zwrotu za niewykorzystaną część.
• Treści zostają własnością autorów. Zakazane są treści bezprawne i naruszające prawa innych.
• Akademia i Cohorta mogą ukrywać, banować i usuwać treści łamiące regulamin. Masz prawo odwołać się od decyzji moderacyjnej.
• Reklamacje: przez formularz kontaktowy, rozpatrzenie do 14 dni roboczych.

Co jest w polityce prywatności i klauzuli RODO

• Jakie dane zbieramy: dane konta (e-mail, imię, nazwisko, awatar), metadane płatności bez numerów kart, treści tworzone na platformie, dane techniczne (adres IP, przeglądarka, czas wizyty), cookies.
• Jak długo je trzymamy: dane konta przez czas korzystania z usługi i do 3 lat po usunięciu konta, dokumenty księgowe 5 lat, logi techniczne 90 dni, dane marketingowe do cofnięcia zgody albo sprzeciwu.
• Komu je powierzamy: listę podmiotów przetwarzających (hosting, płatności, poczta, faktury, analityka) znajdziesz w polityce prywatności i w załączniku do DPA. Część z nich ma siedzibę w USA, transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych i Data Privacy Framework.
• Cohorta nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. W sprawach danych pisz przez formularz kontaktowy albo na adres pocztowy YES FOR sp. z o.o., ul. Świętokrzyska 61, 32-650 Kęty.
• Platforma nie podejmuje wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji ze skutkami prawnymi. Automatyzacje i gamifikacja służą tylko komunikacji.
• Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Umowa powierzenia (DPA) dla akademii

Kto to dotyczy: właściciel i administrator akademii.

• DPA to wzór umowy powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO. Wiąże przez akceptację regulaminu, gdy prowadzisz akademię.
• Wersję do osobnego podpisu dostaniesz na żądanie przez formularz kontaktowy.
• Umowa opisuje m.in. zabezpieczenia, listę podwykonawców, zgłaszanie naruszeń akademii w ciągu 48 godzin od ich stwierdzenia, usunięcie albo zwrot danych po zakończeniu usługi i prawo do audytu.
• Jeśli używasz funkcji AI do konspektów i lekcji, do modelu trafia tylko treść, którą wpisujesz (temat, grupa docelowa, cel, tytuły lekcji, wytyczne). Dane kursantów nie są przekazywane.

---

11.3. Cookies i zgoda

Do czego służy: decydujesz, czy strony akademii mogą używać cookies analitycznych Google.

Kto to widzi: każdy, przy pierwszej wizycie na dowolnej stronie Cohorty w danej przeglądarce.

Gdzie to znaleźć: baner o cookies na dole ekranu, z przyciskami Tylko niezbędne i Akceptuję wszystkie.

Jak działa baner

1. Przy pierwszej wizycie na dole ekranu pojawi się baner z tekstem „Używamy niezbędnych cookies, aby platforma działała. Za Twoją zgodą włączymy też cookies analityczne (Google Analytics), które pomagają nam ulepszać serwis.”
2. Link Polityka prywatności w banerze otwiera pełny opis.
3. Wybierz jedną z opcji:
• Tylko niezbędne: działają tylko cookies potrzebne do logowania i zapamiętania preferencji (motyw, język).
• Akceptuję wszystkie: dodatkowo włączają się cookies analityczne Google.
4. Baner znika, a strona od razu działa według Twojego wyboru.

Jak zmienić decyzję

1. Wyczyść cookies strony cohorta.pl (albo cohorta.co) w ustawieniach przeglądarki.
2. Otwórz stronę ponownie.
3. Baner pojawi się znowu i wybierzesz jeszcze raz.

W aplikacji nie ma osobnego przycisku do zmiany zgody. Czyszczenie cookies wyloguje Cię z Cohorty, więc po wszystkim zaloguj się ponownie.

Co dzieje się automatycznie

• Twoja decyzja jest zapamiętana na 6 miesięcy. Potem baner zapyta ponownie.
• Google Analytics i Google Tag Manager ładują się tylko na stronach sprzedażowych produktów i na stronie po zakupie, i tylko wtedy, gdy akademia wpisała swój identyfikator Google oraz Ty wybrałeś Akceptuję wszystkie. Przy Tylko niezbędne skrypty Google nie ładują się wcale.
• Jeśli wejdziesz przez link polecający (adres z dopiskiem ref=), przeglądarka zapamięta kod polecenia na 30 dni. Dzięki temu osoba, która Cię poleciła, dostanie prowizję, jeśli kupisz.
• Cohorta liczy też zbiorczo odwiedziny swoich stron, bez cookies i bez identyfikatora, który pozwalałby śledzić Cię między serwisami.

---

11.4. Twoje prawa: dostęp, eksport i usunięcie danych

Do czego służy: korzystasz z praw z RODO: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw i cofnięcie zgody.

Kto to widzi: każdy.

Gdzie to znaleźć: te prawa realizujesz przez kontakt z Cohortą albo z akademią. W ustawieniach konta nie ma przycisku do pobrania wszystkich danych ani do usunięcia konta.

Jak poprosić o kopię danych albo ich usunięcie

1. Ustal, kogo dotyczy prośba (punkt 11.1). Dane z konkretnej akademii: najpierw akademia. Konto Cohorty: Cohorta.
2. Napisz na support@cohorta.pl z adresu, na który masz konto. Możesz też użyć formularza na cohorta.pl/kontakt.
3. Napisz, czego chcesz: kopii danych, poprawienia, usunięcia konta albo sprzeciwu wobec marketingu.
4. Cohorta odpowiada w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

Co możesz zrobić sam

• Poprawić imię, zdjęcie, opis i linki w Mój profil (punkt 1.15).
• Ukryć profil przed innymi członkami i wyłączyć profil publiczny (punkt 11.7).
• Wyłączyć przypomnienia o wydarzeniach (punkt 11.8).
• Pobrać swoje certyfikaty i kupione pliki (dział 9).
• Zmienić hasło (punkt 1.5).

Adresu e-mail konta nie zmienisz sam: napisz na support@cohorta.pl z obu adresów, starego i nowego.

Co może wyeksportować akademia

Kto to dotyczy: właściciel i administrator akademii.

• Listę członków do pliku CSV: Administracja → Członkowie → Eksport CSV (punkt 8.9).
• Listę certyfikatów do pliku CSV: Administracja → Certyfikaty → Eksport CSV.
• Jeśli kursant prosi akademię o dane, akademia może z tych eksportów skorzystać. W sprawach, których nie obsłuży sama, pomaga Cohorta (tak mówi DPA).

Co dzieje się po usunięciu konta

• Tracisz dostęp do wszystkich kupionych kursów, także opłaconych, i do wystawionych certyfikatów. Tego nie da się cofnąć.
• Część danych zostaje przez okres wymagany prawem, np. dokumenty księgowe przez 5 lat, a dane konta do 3 lat do celów dowodowych.
• Samo usunięcie Cię z jednej akademii (robi to jej administrator, dział 7) nie kasuje konta Cohorty ani dostępu do innych akademii. Sam z akademii się nie wypiszesz: poproś jej administratora.

---

11.5. Bezpieczeństwo konta

Do czego służy: chronisz konto przed przejęciem.

Kto to widzi: każdy, kto ma konto.

Gdzie to znaleźć: ekran logowania (hasło i jego zmiana przez Nie pamiętasz hasła?, punkt 1.5), menu konta w prawym górnym rogu (wylogowanie).

Hasło

• Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków. To minimum techniczne. Bezpieczniejsze jest dłuższe hasło z kilku niepowiązanych słów.
• Nie używaj hasła, którego używasz w innym serwisie.
• Jeśli logujesz się przez Zaloguj przez Google, hasło do Cohorty nie jest potrzebne. Możesz je ustawić przez Nie pamiętasz hasła?.

Limity prób

Limit to zabezpieczenie przed zgadywaniem haseł, nie kara. Po jego upływie możesz spróbować znowu. Reset hasła przez Nie pamiętasz hasła? działa także w trakcie blokady logowania.

Wylogowanie

1. Kliknij swoje zdjęcie albo inicjały w prawym górnym rogu.
2. Wybierz Wyloguj się.
3. Na cudzym albo wspólnym komputerze wylogowuj się zawsze. Wylogowanie działa w tej przeglądarce, w której klikniesz.

Co dzieje się automatycznie

• Połączenie z Cohortą jest szyfrowane.
• Dane każdej akademii są oddzielone od danych innych akademii.
• Cohorta zapisuje w dzienniku bezpieczeństwa logowania, zmiany hasła i prośby o reset hasła. Logi techniczne są trzymane 90 dni.
• W razie naruszenia ochrony danych Cohorta zawiadamia Urząd Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin.

Coś nie działa?

• Komunikat „Zbyt wiele prób logowania. Spróbuj ponownie za chwilę” → odczekaj kwadrans albo ustaw nowe hasło przez Nie pamiętasz hasła?.
• Komunikat „Nie udało się zalogować. Sprawdź e-mail i hasło.” → sprawdź, czy nie masz włączonego Caps Lock i czy wpisujesz adres, na który zakładałeś konto.
• Komunikat „Potwierdź adres e-mail. Link jest w wiadomości od Cohorty.” → kliknij link z maila aktywacyjnego.
• Komunikat „Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków” → wydłuż hasło.
• Podejrzewasz, że ktoś zna Twoje hasło → od razu zmień je przez Nie pamiętasz hasła? i napisz na support@cohorta.pl.

---

11.6. Pliki i dostęp do nich

Do czego służy: rozumiesz, jak Cohorta chroni kursy, ebooki, materiały i prace kursantów przed dostępem osób postronnych.

Kto to widzi: każdy, kto pobiera albo ogląda pliki w akademii.

Gdzie to znaleźć: lekcje w Nauce, Materiały, Moja biblioteka, zadania, certyfikaty.

Jak działa pobieranie

Pliki w akademii nie leżą pod stałym, publicznym adresem. Za każdym razem, gdy klikasz Pobierz albo odtwarzasz wideo, Cohorta sprawdza, czy masz do tego prawo, i dopiero wtedy tworzy dla Ciebie krótko ważny link.

Co to znaczy dla Ciebie:

• Jeśli skopiujesz link do pliku i wyślesz go komuś, po tym czasie przestanie działać. Druga osoba musi mieć własny dostęp.
• Jeśli pobieranie się nie zaczęło, a karta była długo otwarta, kliknij Pobierz jeszcze raz. Powstanie nowy link.
• Akademia może ustawić limit pobrań pliku. Po jego wyczerpaniu pobieranie jest zablokowane.
• Link z maila do pobrania pliku kupionego bez konta działa 90 dni od zakupu.

Znak wodny w PDF

• Akademia może włączyć znak wodny dla plików PDF w produkcie.
• Wtedy na dole każdej strony pobranego pliku jest drobny, szary napis zaczynający się od „Licencjonowane dla:”, z imieniem i nazwiskiem kupującego, jego adresem e-mail i datą.
• Znak wodny pokazuje, kto kupił plik. Nie przekazuj takich plików dalej.

Certyfikaty

• Certyfikat w PDF pobierasz ze swojego konta. Każdy certyfikat ma numer i publiczną stronę weryfikacji (dział 9).
• Strona weryfikacji nie pokazuje Twojego adresu e-mail, wyników ani postępów.

Coś nie działa?

• Komunikat „Limit pobrań (n) został wykorzystany” → wyczerpałeś limit ustawiony przez akademię. Napisz do akademii.
• Komunikat „Link wygasł (90 dni od zakupu). Skontaktuj się z trenerem, żeby przedłużyć dostęp.” → link z maila po zakupie bez konta wygasł. Napisz do akademii.
• Komunikat „Brak dostępu” → nie masz produktu, do którego przypięty jest plik, albo dostęp wygasł.
• Komunikat „Trwa inne pobieranie tego pliku. Odśwież stronę i spróbuj ponownie” → poczekaj chwilę, odśwież stronę i kliknij Pobierz jeszcze raz.

---

11.7. Co widzą inni członkowie

Do czego służy: wiesz, jakie informacje o Tobie są widoczne dla innych w akademii i poza nią.

Kto to widzi: każdy członek akademii.

Gdzie to znaleźć: menu boczne → Konto → Mój profil, sekcje Widoczność w akademii i Widoczność publiczna.

Co widzą inni członkowie akademii

• Przy Twoich postach i komentarzach oraz w katalogu członków: nazwę wyświetlaną, zdjęcie, nagłówek, stanowisko, lokalizację, opis, linki i umiejętności, jeśli je uzupełnisz.
• Rolę w akademii, datę dołączenia, ostatnią aktywność, punkty i odznaki (jeśli gamifikacja jest włączona).
• Adres e-mail nie jest pokazywany przy postach, w katalogu członków ani na profilu publicznym.
• Treść prywatnych wiadomości widzicie tylko Wy dwoje. Nie widzą jej trener, moderator ani administrator.

Co widzi kadra akademii

• Trener i administrator widzą Twoje zapisy na kursy i postęp. To im pomaga, gdy ktoś utknie.
• Administrator widzi na liście członków Twój adres e-mail, ostatnią aktywność i Twoje dostępy do produktów.
• Moderator widzi zgłoszenia treści, ale nie wie, kto zgłosił. Twoje zgłoszenie jest poufne.

Jak ukryć profil

1. W menu bocznym otwórz Konto → Mój profil.
2. W sekcji Widoczność w akademii wyłącz przełącznik Profil widoczny dla innych członków. Profil zniknie z katalogu członków. Administratorzy akademii widzą Cię zawsze.
3. W sekcji Widoczność publiczna przełącznik Pokaż mój profil publicznie decyduje, czy Twój profil jest dostępny pod adresem cohorta.pl/profil/… dla każdego z linkiem i dla Google. Domyślnie jest wyłączony.
4. Gdy profil publiczny jest włączony, przełącznik Pokazuj mnie w katalogu osób decyduje, czy pojawiasz się w publicznym katalogu osób.
5. Kliknij Zapisz zmiany.

Ważne: nazwa wyświetlana trafia na certyfikat i do katalogu członków. Profil publiczny pokazuje dane z formularza profilu, bez stanowiska.

---

11.8. Maile i wypisanie

Do czego służy: wiesz, jakie maile dostajesz, od kogo i jak je wyłączyć.

Kto to widzi: każdy.

Gdzie to znaleźć: link w stopce maila, menu boczne → Konto → Ustawienia → Powiadomienia.

Jakie maile dostajesz

O nowych postach, komentarzach i prywatnych wiadomościach nie wysyłamy maili. Widzisz je pod dzwonkiem w aplikacji.

Jak wyłączyć przypomnienia o wydarzeniach

1. W menu bocznym otwórz Konto → Ustawienia.
2. W sekcji Preferencje kliknij Powiadomienia.
3. W bloku Wydarzenia wyłącz Przypomnienie 24h przed wydarzeniem albo Przypomnienie 1h przed wydarzeniem.
4. Ustawienie dotyczy tej akademii, w której jesteś.

Jak wypisać się z maili Cohorty

1. Otwórz mail od Cohorty z nowościami albo poradami.
2. W stopce kliknij Zrezygnuj z subskrypcji.
3. Otworzy się strona „Wypisać się z wiadomości?” z Twoim adresem. Samo otwarcie strony niczego nie zmienia.
4. Kliknij Wypisz mnie. Zobaczysz „Gotowe, nie wyślemy więcej”.
5. Od tej chwili nie dostaniesz wiadomości o produkcie i wskazówek wdrożeniowych. Potwierdzenia zakupu, faktury i reset hasła nadal będą przychodzić.

Maile od akademii

• Kampanie i maile z automatyzacji wysyła akademia. To ona decyduje, kto je dostaje.
• Z kampanii wypiszesz się sama albo sam: w stopce maila kliknij Wypisz się. Otworzy się strona „Wypisać się z wiadomości?” z Twoim adresem i nazwą akademii. Kliknij Wypisz mnie, a zobaczysz „Gotowe, nie wyślemy więcej”. Wypis dotyczy tylko tej akademii. Jeśli Twój program pocztowy, np. Gmail, pokazuje przycisk wypisu obok nadawcy, on też wypisuje, od razu.
• Wiadomości o kursach, do których masz dostęp, np. potwierdzenia zakupu i przypomnienia o wydarzeniach, nadal będą przychodzić.
• Jeśli nie chcesz dostawać maili z automatyzacji, odpowiedz na taki mail albo napisz do akademii. Odpowiedź trafia na adres wskazany przez akademię.

Coś nie działa?

• Po kliknięciu linku wypisu widzę „Nie rozpoznaliśmy tego linku” → program pocztowy mógł uciąć link. Napisz na adres podany na tej stronie, wypiszemy Cię ręcznie.
• Nadal dostaję maile po wypisaniu → sprawdź, od kogo są. Maile o zakupach i hasłach przychodzą zawsze, a maile od akademii wyłącza akademia.
• Nie dostaję żadnych maili → zobacz dział 12.