Jak skonfigurować automatyzacje

Co to w ogóle jest

Automatyzacja to zdanie: „kiedy stanie się X, zrób Y". Nic więcej.

• X to zdarzenie, po angielsku trigger. Coś, co dzieje się w akademii, na przykład ktoś dołączył albo ktoś kupił kurs.
• Y to akcja. Wyślij mail, utwórz powiadomienie, dodaj tag.

Możesz też wstawić między nie opóźnienie: „kiedy ktoś dołączy, poczekaj dobę, potem wyślij mail".

Nie musisz nic programować. Wybierasz z listy.

Gdzie to jest

Menu boczne, sekcja Administracja → Automatyzacje. Adres to /app/twoja-akademia/admin/automations.

Widzi to tylko administrator i właściciel. Trener nie ma tego w menu.

Nie widzisz Automatyzacji w menu, choć jesteś administratorem? Moduł jest wyłączony. Włącz go w Ustawieniach, w pozycji „Funkcje".

Najprostsza droga: włącz gotowy szablon

1. Wejdź w zakładkę Szablony.
2. Zobaczysz 13 gotowych schematów w czterech grupach: Pierwsze kroki, Zaangażowanie, Ukończenie, Retencja. Przy każdym jest opis, co robi.
3. Kliknij Włącz przy tym, który chcesz.
4. Szablon zmienia się w regułę i przechodzi do zakładki Aktywne reguły. Od tej chwili działa.

Na start wystarczy zwykle „E-mail powitalny". Szablonu „Potwierdzenie zapisu" nie potrzebujesz przy płatnych produktach, bo platforma sama wysyła potwierdzenie zakupu i kupujący dostałby dwa maile.

Jakie są zdarzenia

• Nowy członek akademii: pierwszy kontakt, powitanie.
• Zapis na produkt: potwierdzenie zapisu.
• Zakup produktu: podziękowanie po płatności.
• Ukończenie lekcji: zachęta do kolejnej.
• Zbliżające się wydarzenie: przypomnienie przed startem.
• Brak aktywności kursanta: odzyskiwanie osób, które przestały zaglądać.
• Wydanie certyfikatu: gratulacje.

Jakie są akcje

• Wyślij e-mail: z Twoim tematem i treścią.
• Utwórz powiadomienie: pod dzwonkiem w aplikacji, bez maila.
• Przyznaj dostęp: do produktu albo programu, opcjonalnie na czas określony. Dostępne we własnym szablonie.
• Dodaj tag: etykietę przy osobie, do późniejszego filtrowania.
• Oznacz etap cyklu życia: na przykład aktywny kursant.

Zmiana treści włączonej reguły

1. Zakładka Aktywne reguły.
2. Kliknij ikonę ołówka przy regule.
3. Możesz zmienić: nazwę, opis, opóźnienie oraz, zależnie od akcji, temat maila i treść albo tag.

Opóźnienie podaje się w minutach. Zero znaczy od razu. Maksimum to 10080 minut, czyli siedem dni. Doba to 1440, tydzień to 10080.

Reguły z akcją „Przyznaj dostęp" nie da się edytować. Zobaczysz o tym komunikat i zmienisz tylko nazwę, opis i opóźnienie.

Zmienne w tekście

W temacie i treści maila możesz wstawić dane ze zdarzenia, w podwójnym nawiasie klamrowym. Przy każdym zdarzeniu działają:

• {{user_name}}: nazwa osoby, której dotyczy zdarzenie, taka jak w jej profilu w akademii,
• {{workspace_name}}: nazwa Twojej akademii.

Przy konkretnych zdarzeniach dochodzą:

• {{product_name}}: nazwa produktu, przy zapisie, zakupie, ukończeniu lekcji, wydaniu certyfikatu i wydarzeniu przypiętym do produktu,
• {{certificate_number}}: numer certyfikatu, przy zdarzeniu „Wydanie certyfikatu",
• {{event_time}}: godzina rozpoczęcia, przy zdarzeniu „Zbliżające się wydarzenie",
• {{lesson_title}}: tytuł lekcji, przy zdarzeniu „Ukończenie lekcji",
• {{event_title}}: nazwa wydarzenia, przy zdarzeniu „Zbliżające się wydarzenie",
• {{inactive_days}}: liczba dni bez aktywności, przy zdarzeniu „Brak aktywności kursanta".

Zmienną trzeba wpisać dokładnie tak, z dwoma nawiasami z każdej strony i bez spacji w środku. Zmienna z literówką albo taka, której zdarzenie nie przekazuje, nie wywali maila, ale w jej miejscu zostanie pusta luka. Zanim włączysz regułę dla wszystkich, sprawdź treść maila na osobnym koncie.

Własny szablon, kiedy gotowe nie pasują

W zakładce Szablony kliknij Nowy szablon. Składasz go z trzech klocków: zdarzenie, opóźnienie, akcja. Potem nadajesz nazwę i treść.

Twoje szablony pokazują się na górze listy z etykietą „Twój szablon". Usunięcie szablonu nie wyłącza reguł już z niego uruchomionych.

Wyłączanie i kasowanie

• Przełącznik przy regule wyłącza ją i włącza z powrotem. Treść i historia zostają.
• Kosz kasuje regułę na zawsze, razem z jej historią wykonań.

Jeśli tylko testujesz, używaj przełącznika. Kasowania nie da się cofnąć.

Jak sprawdzić, czy działa

Zakładka Ostatnie wykonania pokazuje ostatnie 50 uruchomień, od najnowszego. Status pokazuje kolorowa ikona:

• zielona: poszło,
• żółta: czeka w kolejce, jeszcze nie czas albo jeszcze nie przetworzone,
• niebieska: właśnie się wykonuje,
• czerwona: nie udało się po wszystkich próbach,
• szara: pominięte.

Plakietka „ponowienie 1/2/3" znaczy, że poprzednia próba padła i system próbuje jeszcze raz.

„Włączyłam, a nic się nie dzieje"

To najczęstsze zgłoszenie i zwykle nie jest to awaria.

Kolejka rusza co 15 minut. Nawet z opóźnieniem ustawionym na zero mail może wyjść kilkanaście minut później. To normalne, nie ponawiaj.

Reguła reaguje na to, co stanie się po jej włączeniu. Ludzie, którzy dołączyli wczoraj, nie dostaną powitania, które włączyłaś dzisiaj. Wyjątek to „Brak aktywności kursanta" i „Zbliżające się wydarzenie": przy pierwszym przebiegu obejmą też osoby już nieaktywne i wydarzenia już zaplanowane.

Nieaktywność ma swój próg. Szablon „Przypomnienie o nauce" odzywa się po 7 dniach bez wejścia, a własna reguła o nieaktywności po 30 dniach.

Sprawdzasz na własnym koncie? Jesteś już członkiem akademii, więc zdarzenie „Nowy członek akademii" dla Ciebie nie zajdzie. Przetestuj na osobnym adresie.

Czerwona ikona, co teraz

System próbuje jeszcze trzy razy. Kolejka rusza co kwadrans, więc kolejne próby idą mniej więcej co 15 minut. Dopiero potem odpuszcza.

Najczęstsze przyczyny: osoba nie jest już członkiem akademii, nie ma adresu e-mail, albo reguła nie ma ustawionego tagu lub produktu, do którego ma przyznać dostęp.

Jeśli ta sama reguła pada za każdym razem, wyłącz ją przełącznikiem, żeby nie zapychała kolejki, i napisz do nas.

Kiedy napisać do nas

• Ta sama reguła kończy się błędem przy każdym uruchomieniu.
• Zakładka „Ostatnie wykonania" jest pusta od kilku dni, choć ludzie dołączają i kupują.
• Mail wyszedł do niewłaściwej osoby albo z nie tą treścią.

Napisz na support@cohorta.pl, podaj adres akademii, nazwę reguły i datę z listy wykonań.